无锡格瑞会计事务有限公司许多人脑海中都有一幅生动的会计或代理记账员的画面。这是一个老，脾气暴躁，不断唠叨的人，整天加减。他或她擅长数字和文件。然而，这种刻板印象深受媒体和电影的影响。实际上，代理记账员有着紧张而重要的职责要履行。公司的福利和财务上的成功依赖于他们的工作。这不仅仅是从银行账户上支付工资，或是把发票交给老板或老板娘签字。因此，对于什么可以被认为是一种高效的代理记账服务，可能会让人困惑不解？我们是来帮你找出真相的！
在企业主和/或项目经理的心目中，代理记账工作非常平凡，充满官僚主义。这里没有创造力，没有创意，也没有神奇的头脑风暴。只有点、数字、逗号和商业的本质——金钱。这在很大程度上是正确的。会计师必须非常耐心、可靠和透明。不是每个人都能应付这种工作，更不用说有效率了。这就是为什么他们是维持工资的昂贵资产。
如果你是股东、首席执行官或所有者，你的会计师几乎就像你的右手。如果他们把工作做好，公司一定会损失最小，利润最大。然而，因此他们的失败，你可能会以罚款或更糟的结果-破产。
我们可以向您简要介绍一下国际财务报告准则（IFRS）、美国公认会计准则（GAAP）、JMIS等，但这需要很长时间，而且很无聊。让我们把这些留给会计师，现在，我们将集中讨论一个高效的会计师应该负责什么，以及他或她能给你的企业带来什么价值。
这绝不是一项简单的工作，但许多企业没有财力聘请内部会计师。当前商业界的小气候正稳步向外包会计转变。然而，你必须雇佣或找到一个会计，因为如果你的数字不加起来，麻烦就会成堆出现，而且很快就会出现。
所以，自然的选择是寻找最具成本效益的解决方案，对吧？但是如何在不掏钱的情况下雇用一个称职和知识渊博的代理记账员呢？以下是我们的三个有效记账步骤。
第一步：设置
为了开始，你必须建立代理记账系统。如果你着眼于长期稳定，你必须确保长期会计的可能性。购买许可软件、雇佣员工或与代理机构签订合同。这样，你就不会在没有足够帮助的情况下陷入困境。
如果一个新聘用的会计师没有软件或系统可以使用，他们只会消耗资源，不会为公司做出贡献。
选择正确的系统/软件
对于初学者或小企业来说，你可以尝试使用Excel或Google表格。然而，这些数据是非常敏感和重要的，因此，如果你计划增长和扩展，用Excel来管理它将变得乏味和非常棘手。最好是你有一个合适的软件，专门用于商业会计。
有免费的软件单元，但要准确地跟踪交易，监控每月或每季度的开支，以及这类事情，你必须找到付费使用软件。自由选择权通常限制了会计师的可能性，并且有助于充分利用会计的细微差别。
你需要尝试一个演示或聘请一个会计，了解一个特定的平台。或者，你可以将这项任务委托给一家拥有自己工具和既定系统的公司。
耗时任务的自动化
在会计方面，最令人担忧和消耗的资源当然是钱。但花时间做无聊的事情也是必不可少的。一个会计师只需要做这么多工作，因为很多工作都可以自动化。例如，工资支付、似乎没完没了的发票和大量其他任务可以由计算机来安排和完成，而不是让会计手工完成。
当然，如果你每个月的交易量少于50笔，这不会节省很多钱，但是如果你的生意处理得更多，相信我们——自动化应该是你优先考虑的事情。
第二步：理财
对企业负责人来说，没有什么比财务更重要的了。如果资金源源不断地流入你的公司，并且得到适当的管理，你将获得利润。然而，如果财务管理不善，你的想法，无论多么具有革命性或特殊性，都可能在你面前崩溃。财务管理包括公司内部所有的资金流动。所有的支出和收入都是而且应该以最精确的方式进行监测。这是你应该向你的会计要求的。
代理记账
它是财务管理中所有其他要素的基础和基础。代理记账员知道你每月的支出、收入，并应报告所有奇怪或奇怪的细节。从建立文件，一直到在公司聚会上找到那张3年前的咖啡供应发票，你的代理记账员应该知道你组织内部资金流动的一切。
应付账款
由于过多或未偿还的债务可能导致严重的挫折、丧失抵押品赎回权，甚至破产，这是有效财务管理的重要组成部分。如果这些任务不能自动化，那么最有才华、最勤奋、最精确的代理记账员也可能会错过一些付款。那么，它会自动削弱你与债权人或供应商的关系。
最好先向供应商和债权人付款，因为你的业务依赖于他们的信誉和满意度。
应收账款
应收账款（主要是发票）是另一个极端。它是全球99.9%的企业的最大收入来源。如果你的组织选择和会计在跟踪谁付了钱谁没付的时候反应迟钝，你可能会在月底、季末、年末出现亏损或负余额。
管理好这一点对你的财务状况至关重要。如果您与其他方和客户进行多次交易、交易或签订合同，那么管理应收账款需要某种程度上的自动化。即使是一个被忽视或被遗忘的收入来源，也可能在未来困扰你。
税
所有企业最大的麻烦。扣除、例外、细微差别、法律复杂性和会计技巧都会发挥作用。对于一个普通人来说，税收制度是商业世界中最大的隐姓埋名的领域。不同的市场有不同的规则和税收制度，但你的会计师必须对它们了如指掌。因为正确解释税法和冲销，如果做得好，可以提高你的盈利能力和/或减少损失。
此外，税务报告做错了也是一种威胁。这一部分可以说是会计师工作中最重要的责任。大公司有长时间、高强度的税务会议，法律部门、会计师和财务分析师都会制定最佳的税收计划，并向税务稽查员/税务局等部门提交一份详尽的报告。
银行/信用卡交易和对账
我们提到了会计的许多基本方面。由于税务和账户管理带来的巨大负担，这一点（交易管理和对账）有时会被忽视。银行和信用卡交易也属于会计师的职责范围。他或她必须确保一切都是合法的，支付或使用商业信用卡是授权的，员工不会滥用或滥用公司的资源。通过允许会计忽略和管理银行交易，你也使他们能够处理应付账款和应收账款，因此这可能是一种“两鸟一石”的局面。
就和解而言，如果做得不对，可能会发生坏事。这对小企业来说是一个更大的风险，但如果余额不匹配，大公司也可能受到损害。其中一个可能的危险是会计缺陷，导致预算不平衡，不准确的税务报告，透支，和各种其他类型的不必要的挫折。
第三步：财务报告和分析
损益表
不言自明。会计或代理记账员收集一定时期内积累的所有经济数据，然后“构建”损益表。对于股东来说，这是一个重要的数据，显示公司是否走上了正确的轨道，或者必须做出改变。这些文件和这些文件的充分准备与企业的安全性和盈利能力密切相关。
声明必须交给特定机构。例如，在美国，你的损益表要到证券交易委员会去，而在其他国家，有不同的机构负责这项工作。
年度和季度报告
一份报告将允许股东，即首席执行官，分析前一时期的所有活动。大多数企业倾向于做季度和年度报告，以延长实际操作的时间。在12个月内，很多事情都会发生变化，这就是为什么有些组织（尤其是新的组织）甚至选择每月或至少每季度做一次报告。这有助于决策和优化现金流以实现最大利润。
预测和展望未来
对股东、上市公司或IPO前，预测和未来预测尤其重要，有助于所有公司吸引投资者，为未来做好准备。如果一个会计师能准备一份预测，负责任的人就可以把它呈现给潜在的投资者，并扩大你的公司。
预测将有助于跳跃并保持在竞争对手的领先地位，或带来额外的支出现金。
最后一条建议——外包
只有33-40%的新企业是内部会计。由于这是一个非常具体和特殊的职业，很难发现不完美之处并监督他们的工作。你必须充分信任你的会计和代理记账员。
一个简单的解决方案是外包和近距离虚拟会计。
让我们来告诉你为什么外包选项是一个更聪明的解决方案。
增加灵活性. 假设你知道你的会计需求。例如，如果你的公司只需要125个小时来管理它，你只需要支付所说的时间，而不是更多。当需要扩展时，您也可以扩展服务，正如您需要的那样多，无论是多5个小时还是100个多小时。而对于一个内部员工，你的公司必须支付薪水，即使他或她可以坐在那里没有很多有意义的任务要完成
工作流改进从上到下，外包会计操作将更容易监控和分配工作。高级会计师可以处理更困难的任务，而初级会计师则在学习诀窍的同时协助填补空缺。他们之间有着流畅的交流
无需额外投资即可获得最佳效果。
少担心内部会计人员必须不断接受称职的培训。当我们选择外包时，这是由我们的终端来处理的。从软件、设备、工作区和合同，适当的虚拟机构负责所有事情，所以你不必这么做。只把工作分配给你的远程员工。
附加值不仅接受会计服务，还接受各种主题的咨询。从软件选择开始，到报税表和所有适合会计的东西。
另一个最后的想法
会计是每一项业务的一个重要方面。如果你的公司是一个人体，会计就是它的中枢神经系统。它将监控所有的动作，并传递相应的信号，帮助身体免受危险，变得更快乐、更强壮，无论是短期还是长期。他们的工作非常复杂和富有挑战性；因此，它的价值很高。然而，你可以选择成本较低的解决方案来进行适当的会计核算，而不是过度支出。
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